Vaasan piiri

Viestintä

SUOMEN PALLOLIITON  VAASAN PIIRIN VIESTINTÄSUUNNITELMA

Taustaa

Tässä viestintäsuunnitelmassa kuvataan Suomen Palloliiton Vaasan piirin tiedottamisen menettelyt.
Yhdistyksen säännöissä ei erikseen säädetä tiedottamisesta.
Viestintäsuunnitelma jaetaan kahteen pääkohtaan: sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen.

1. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN

Sisäisen tiedottamisen kohderyhmät ovat: piirin jäsenseurat ja niiden toimihenkilöt, piirin luottamushenkilöt, eri piiritoimijat, liiton luottamustoimissa toimivat piirin alueen henkilöt, piirin toimihenkilöt sekä Palloliitto ja muut piirit ja niiden toimijat.

1.1.Tiedottaminen

Tasapuolisella, avoimella ja kattavalla tiedottamisella varmistetaan, että jäsenet voivat muodostaa mielipiteensä asiatietojen pohjalta.

1.2. Tiedottamisen tavoitteet

  • Tiedottaa jäsenille heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan.
  • Luoda jäsenille edellytyksiä osallistua piirin asioiden hoitoon.
  • Lisätä jäsenten mahdollisuuksia tuntea ja seurata piirin toimintaa.
  • Lisätä jäsenten kiinnostusta osallistua piirin toimintaan.
  • Edistää jäsenten mahdollisuuksia vaikuttaa piirin hallintoon.
  • Luoda avoin ilmapiiri, jossa voidaan keskustella yhteisistä asioista.
  • Luoda yhteenkuuluvaisuuden tunne, iso alueellinen ”jalkapalloperhe”.  
     

1.3. Tiedottamisen vastuut

  • Kokonaisvastuu piirin asioiden tiedottamisesta on piirin puheenjohtajistolla ja piirijohtajalla.
  • Piirin toimihenkilöiden tiedottamisen vastuut ovat toimenkuvan mukaiset.
  • Valiokuntien kokouksista pöytäkirjat tulee toimittaa piirihallituksen jäsenille ja piirijohtajalle.
  • Liiton eri luottamustoimissa olevien henkilöiden tulee tulee raportoida kokouksista joko kirjallisena piirijohtajalle, joka välittää tiedon eteenpäin tai antaa suullinen raportti piirihallituksen ja ko.piirin valiokunnan kokouksissa.
     

1.4. Tiedottamisen keinot

  • Suora tiedottaminen (esim. sähköposti, kirjeet, faxit, puhelin, kasvokkain) asianosaisille.
  • Mediatiedottaminen
  • Tiedottaminen ja viestintä piirin kotisivuja käyttäen (verkkoviestintä).
  • Pallokirja
  • Toimintakertomus
  • Toimintasuunnitelma
  • Asiakirjat
     

1.5. Luotettavuus

Piirin tuottaman informaation on oltava luotettavaa ja ajankohtaista.
 

1.6. Kieli

Piiri on virallisesti kaksikielinen (suomi ja ruotsi). Virallisen informaation tulee näin ollen olla pääsääntöisesti kaksikielistä. Kokouskutsut (pl. piirikokous) voidaan toimittaa kuitenkin yhdellä kielellä. Myös pöytäkirjat ja erilaiset raportit tehdään yhdellä kielellä. Kokouksissa kukin voi käyttää omaa äidinkieltään.
 

2. ULKOINEN TIEDOTTAMINEN

Ulkoisen tiedottamisen kohderyhmät ovat: Tiedotusvälineet (printtimedia ja sähköinen viestintä), Vaasan piirin alueen kunnat,  liikuntaneuvosto, yhteistyöyritykset ja -yhdistykset, Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu, koulut ja päiväkodit, kansainväliset lajiliitot ja näiden jäsenjärjestöt sekä muut yhteistyötahot.

2.1. Tiedottaminen

Tasapuolisella, avoimella ja kattavalla tiedottamisella varmistetaan, että kohderyhmät voivat muodostaa mielipiteensä asiatietojen pohjalta.

2.2. Tiedottamisen tavoitteet

  • Tuoda jalkapalloa esiin positiivisella tavalla ja saada sille lisää näkyvyyttä ja arvostusta
  • Lisätä kohderyhmien jäsenten mahdollisuuksia tuntea ja seurata piirin toimintaa
  • Lisätä kohderyhmien kiinnostusta jalkapalloa kohtaan
  • Verkostoituminen
     

2.3. Tiedottamisen vastuut

  • Kokonaisvastuu piirin asioiden tiedottamisesta on piirin puheenjohtajistolla ja piirijohtajalla.
  • Piirin toimihenkilöiden tiedottamisen vastuut ovat toimenkuvan mukaiset piirijohtajan koordinoimana.
  • Tiedotustilaisuuksien järjestämisestä vastaavat piirin puheenjohtaja ja piirijohtaja.
  • Viranomaistiedottamisesta vastaavat piirin puheenjohtaja ja piirijohtaja. Viranomaistiedottamista varten rakennetaan ns. ”turvallisuusmappi”, johon tulee tarpeelliset yhteystiedot ja toimintaohjeet.   
     

2.4. Tiedottamisen keinot

  • Suora tiedottaminen (esim. sähköposti, kirjeet, faxit, puhelin, kasvokkain) asianosaisille.
  • Mediatiedottaminen
  • Tiedottaminen ja viestintä piirin kotisivuja käyttäen (verkkoviestintä).
  • Pallokirja
  • Toimintakertomus
  • Toimintasuunnitelma
  • Asiakirjat
     

2.5. Luotettavuus
    
Piirin tuottaman informaation on oltava luotettavaa ja ajankohtaista.

2.6. Kieli

Piiri on virallisesti kaksikielinen (suomi ja ruotsi). Virallisen informaation tulee näin ollen olla pääsääntöisesti kaksikielistä. Kokouskutsut (pl. piirikokous) voidaan toimittaa kuitenkin yhdellä kielellä. Myös pöytäkirjat ja erilaiset raportit tehdään yhdellä kielellä. Kokouksissa kukin voi käyttää omaa äidinkieltään.