Maaottelujärjestelyiden aikataulu

Etukäteisvalmistelut

Ennen hakemuksen lähettämistä on syytä selvittää kuinka hyvin maaotteluiden järjestämisen perusedellytykset täyttyvät. Perusedellytykset löytyvät Palloliiton nettisivuilta.

ALKUVUOSI

  • Seuroilla ja muilla tahoilla on mahdollisuus hakea maaottelutapahtumaa järjestettäväkseen. Hakulomake ja lisätietoja löytyvät Palloliiton nettisivuilta. Haun alkamisesta tiedotetaan Palloliiton nettisivuilla vuosittain.
  • Yhteydenotot hakemuksen lähettäneisiin tahoihin ja tarvittaessa mahdolliset lisäselvitykset.
  • Päätökset maaottelupaikkakunnista.

2-6 kk ennen ottelua

Mahdollisimman nopeasti maaottelutapahtuman myöntämisen jälkeen pidetään yhteispalaveri Palloliiton tapahtumavastaavan, järjestävän tahon kanssa, jonka yhteydessä olosuhdetarkastus paikanpäällä sekä maaottelujärjestelyistä tehtävä sopimus allekirjoitetaan.

Paikallisen organisaation sisäinen aloituspalaveri maaottelutapahtuman järjestelyistä:

  • Organisaation roolien ja vastuiden jakaminen
  • Tapahtumajärjestelyiden käynnistäminen maaottelumanuaalin / ottelumuistion mukaisesti yhteistyössä Palloliiton tapahtumavastaan kanssa
  • Yhteistyötahojen kartoittaminen (mm. alueen muut seurat, kunta/kaupunki, mahdolliset yhteistyökumppanit)
  • Ottelukentän varauksen vahvistaminen sekä tarvittaessa hoitosuunnitelman laatiminen (tarvittaessa kentän käytön rajoittaminen ottelua edeltävillä viikoilla) yhteistyössä kentän omistajan ja Palloliiton olosuhdepäällikön kanssa

1-4 kk ennen ottelua

Tapahtumajärjestelyn eteneminen osa-alueittain sekä etenemisen seuranta esim. paikallisen järjestelyorganisaation palavereissa sekä yhteistyössä Palloliiton tapahtumavastaavan kanssa

  • Ottelun alkamisaika vahvistetaan (Palloliitto)
  • Ottelupaikkakunnan julkaiseminen ja siitä tiedottaminen (Palloliiton johdolla)
  • Otteluorganisaation vastuuhenkilöiden yhteystiedot Palloliittoon
  • Turvaorganisaation muodostaminen Palloliiton turvallisuuspäällikön johdolla
  • Yleisörekrytoinnin ja ottelun markkinoinnin suunnittelu ja käynnistäminen
  • Mahdollisen oheisohjelman suunnittelu
  • Ottelukentän kunnon seuranta

2-4 vko ennen ottelua

Tapahtumajärjestelyn eteneminen osa-alueittain sekä etenemisen seuranta esim. paikallisen järjestelyorganisaation palavereissa sekä yhteistyössä Palloliiton tapahtumavastaavan kanssa

  • Tapahtumapäivän järjestelyorganisaation vahvistaminen Palloliittoon, esim. pallopojat, paarinkantajat, kuuluttaja ja lipun- sekä kioskimyyjät
  • Palloliiton turvallisuuspäällikkö laatii tapahtuman turvallisuussuunnitelman yhteistyössä järjestävän tahon kanssa
  • Ottelupäivän aikataulutuksen ja mahdollisen oheisohjelman sopiminen yhdessä Palloliiton tapahtumavastaavan kanssa
  • Ottelun yleisörekrytoinnin ja markkinoinnin toteuttaminen
  • Ottelukentän kunnon seuranta

2-14 päivää ennen ottelua

Tapahtumajärjestelyn viimeistely osa-alueittain

  • Ennakkotiedotus tapahtumasta sekä joukkueen julkistaminen
  • Joukkueiden ohjelmien vahvistuttua mahdollisten harjoitusvuorojen vahvistaminen (alustava varaus tehdään ottelun haun yhteydessä)
  • Ottelukentän kunnon seuranta ja tarvittaessa käytön rajoittaminen (jalkapallo)

Ottelua edeltävä päivä

Tapahtumajärjestelyn viimeistely osa-alueittain

  • Suomen joukkueen mahdollinen tiedotustilaisuus
  • Joukkueiden mahdolliset harjoitukset ottelukentällä
  • Pukukopit ja sosiaalitilat siivottuina ottelutapahtumaa varten

Ottelupäivä

Työtehtävät ottelupäivän aikataulutuksen mukaisesti

Aamusta: Stadionin/Hallin alue rauhoitetaan soveltuvin osin muulta toiminnalta. Kentänhoitaja laittaa kenttää ottelukuntoon
- 4 h Palloliiton tapahtumavastaava paikalla, salkoliput salkoon
- 3 h Ottelun turvallisuuspäällikkö paikalla
- 2,5 h Kenttä ottelukunnossa, ottelun apulaisturvallisuuspäällikkö paikalla
- 2 h Mahdollinen kentän kastelu, turvaorganisaatio paikalla, pallopojat, lipunkantajat ja saattajat sekä heidän yhteyshenkilönsä paikalla, kuuluttaja paikalla
- 1,5 h Tapahtumahenkilöstö paikalla, joukkueet saapuvat, erotuomarit saapuvat, myyntipisteet valmiina
- 1 h Portit aukeavat yleisölle, kutsuvierastilaisuus alkaa, joukkueet lämmittelevät kentällä
Ottelun jälkeen
  • Tarvittaessa tiedotustilaisuus
  • Joukkueet poistuvat ja tapahtuman purkaminen voi alkaa
  • Yhteenveto tilaisuudesta, mitä meni hyvin, mitkä haasteet

Ottelun jälkeisinä päivinä

Yhteenveto ja palaute tapahtumasta käydään läpi yhdessä Palloliiton tapahtumavastaavan kanssa. Tehdään sopimuksen mukainen lopputilitys mahdollisista kuluista ja tuotoista.