Tietosuojaseloste Länsi-Suomi

TOIMIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Palloliiton Länsi-Suomen piiri ry (jatkossa ”Piiri”) käsittelee rekistereissään piirin omaan tai välittömästi siihen liittyvään toimintaan osallistuvien henkilötietoja. Piiri käsittelee Suomen Palloliiton rekistereihin rekisteröityneiden/rekisteröityjen seura- ja joukkuetoimijoiden, pelaajien, erotuomareiden, valmentajien sekä piirin luottamus- ja toimihenkilöiden henkilötietoja ensisijaisesti jalkapallon kilpailu-, harrastus- ja koulutustoimintaan, piirin hallintoon sekä muihin jalkapallon parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Palloliiton Länsi-Suomen piiri ry (2778672-8)
Yliopistonkatu 31, 20100 Turku
puhelin +358 (0)2 515 1924

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

Piirijohtaja Jouni Koivuniemi
Yliopistonkatu 31, 20100 Turku
jouni.koivuniemi(a)palloliitto.fi

3. REKISTERIN NIMI

Suomen Palloliiton Länsi-Suomen piiri ry:n toimijarekisteri

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Ensisijainen käsittelyperuste on sopimus (ml. sen valmistelu ja täytäntöönpano). Sopimusperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan piiritoimintaan osallistumiseksi ja siihen liittyvän palvelun toimittamiseksi.
Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Luottamus- ja toimihenkilöiden rekisteröinti
- Palkkojen, palkkioiden ja työkorvausten suorittaminen
- Kilpailu- ja/tai koulutustoimintaan osallistuminen
- Piirin jäsenpalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
- Edellä mainittuihin liittyvä yhteydenpito
- Muu sähköinen viestintä - lähetämme vuosittain sähköpostitse runsaasti – yleensä kohderyhmäkohtaisia – viestejä, jotka sisältävät toimintaamme liittyvää ajankohtaisuutisointia, ohjeita ja määräyksiä, tilastoja ja tapahtumatiedotteita

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:
- Henkilön perustiedot nimi, sukupuoli, syntymäaika
- Henkilön yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Palkan, palkkion, työkorvauksen tai muun korvauksen maksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
Mahdolliset luvat ja suostumukset
Sopimussuhdetta koskevat tiedot: kuten laskutus- ja maksatustiedot
Rekisteröitymistiedot: mahdolliset käyttäjätunnukset ja salasanat Palloliiton rekistereihin
Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
Tapahtumien osallistumis- ja historiatiedot
Seuran, joukkueen ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

7. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Henkilöltä itseltään suoraan sähköpostitse, puhelimitse, verkkolomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla
- Rekisterinkäsittelijän (esim. jäsenseuran seurakäyttäjän) tai henkilön itsensä Suomen Palloliiton rekistereihin syöttäminä (piirillä ja liitolla on sopimus tietojen käyttämisestä)
- Piirin jäsenseurojen toimijoiden osalta seuran ilmoittamana

8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Säilytämme rekisteröityjä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, piirin sääntöjen ja Suomen Palloliiton kilpailumääräysten mukaisesti.

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Piirin palkatut työntekijät sekä vapaaehtoistoimijat, jotka ovat allekirjoittaneet piirin kanssa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisen salassapitosopimuksen. Tietoja käsitellään vain käsittelijän omiin työtehtäviin liittyvissä tilanteissa.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Piirin omissa rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
- Henkilön sopimusperusteinen rekisteröinti Suomen Palloliiton rekistereihin, joista on laadittu oma tietosuojaselosteensa >> https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/henkilorekisterin-tietosuojaseloste
Henkilö on antanut luvan tietojen luovuttamiseen tietylle kolmannelle osapuolella
- Kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuva toimivaltaisten viranomaisen tai muun tahon esittämä vaatimus
- Tietojen luovuttaminen tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
- Mikäli fuusioidumme toisen organisaation kanssa tai muutoin järjestelemme toimintaamme uuteen organisaatioon, piirin nykyisessä rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan siirtää ko. organisaatiolle

12. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Erotuomariasetteluun voidaan tarvittaessa käyttää automaattista päätöksentekoa.

13. Evästeet ja selailun seuranta

Piiri ei kerää käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (cookies) ja/tai muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla, mutta piirin verkkosivuilla vierailevan on syytä huomioida, että piirin sivut ovat osa Suomen Palloliiton verkkosivustoa ja Palloliitto kerää ao. sivuilta mm. evästeitä oman tietosuojaselosteensa 13. kohdan mukaisesti.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
- Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tämän rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti piirin toimistoon osoitteeseen Yliopistonkatu 31, Turku
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle kohdassa 2. mainituilla yhteystiedoilla
- Käyttäjä voi tarkistaa omat perustietonsa järjestelmästä lähettämällä tietojen toimituspyynnön rekisterin yhteyshenkilölle kohdassa 2. mainituilla yhteystiedoilla 

Oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä
- Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä ilmoittamalla siitä sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilölle jouni.koivuniemi(a)palloliitto.fi

Oikeus poistaa tiedot
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista piirin rekistereistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle kohdassa 2. mainituilla yhteystiedoilla. Rekisteritietojen poistaminen saattaa vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua piirin toimintaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse antanut rekisterinpitäjälle. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle kohdassa 2. mainituilla yhteystiedoilla.

Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia
- Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa kohdan 12. automaattista erotuomariasettelua ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle kohdassa 2. mainituilla yhteystiedoilla 

15. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa.

Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tiedostoissa/tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa.

16. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme/palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellemme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme ja tiedotteissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi - 14. kesäkuu 2018